供应商资料录进 ERP 不等于马上能用。工厂管家 ERP 里，建档只是第一步，后面还有一道审核：采购人员录完，资料处于待审状态，采购下单、入库、应付这些模块都调不到它；有权限的人审过之后，这条供应商才会出现在可选列表里。
为什么要多这一道审核
采购是花钱的环节，也是最容易出问题的环节。如果谁都能建档、谁都能下单，供应商的资质、收款账户、报价口径就没有第二个人核对，出问题时账对不上、责任也说不清。审核这一步的价值不在于流程好看，而在于强制第二个人看一眼：营业执照在不在有效期、开户名和合同主体是否一致、报价单有没有盖章。
审批一般由老板或采购负责人操作。审之前建议核三件事：资质证件是否齐全、收款信息与合同主体是否一致、历史合作有没有质量或交期问题。必要的话审批人会直接和供应商负责人通个话，确认信息不是采购单方面填的。
反审是干什么用的
审错了要能退回去。反审把供应商从「已审核」退回「待审核」，改动过的资料重新走一遍确认。常见场景是供应商换了开户行、换了公司名，或者当初把税率录错了。直接在已审核状态改字段，等于绕过复核，出了问题查不到是谁改的；先反审、再改、再送审，责任链才完整。
附件：把凭证留在系统里
供应商页面上传附件，主要是存与该供应商相关的材料。该传的有四类：营业执照与行业资质、开户许可证或收款证明、盖章确认的报价单、质量协议或框架合同。
现实里最常丢的是报价单——采购在微信里谈好价格，截图存在手机上，等对账或者核价时找不到凭据，只能凭记忆。把报价单传进系统，价格变动就有了时间线，后面比价、审计、换采购员接手都能翻得到。所以越是临时谈的价格，越要当天补传。
几个实际操作上的问题
审核后还能改吗？能改，但要先反审。已审核状态下直接改，系统不留痕，等于把复核作废。
一个供应商多个收款账户怎么办？把开户资料在附件里传全，并在备注里写明主账户，避免付款时打到非合同账户上。
老供应商要不要重新建档？系统上线时会把历史供应商导进去，导入之后同样要走一遍审核，否则采购模块里选不到。这一步没做，是上线第一天最常见的手忙脚乱。
供应商不再合作了怎么处理？不要删。删掉之后历史订单和应付记录会断链，查账查不到源头。改成停用，让它不出现在新建单据的下拉里即可。
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库存预警值的设置见 设置库存预警值；原料盘点的操作见 盘点-原料；从零开始用这套系统的顺序见 工厂管家 ERP 入门。
